Wstęp

Jednym z najważniejszych etapów realizacji systemu informatycznego jest jego odbiór. Podczas odbioru systemu weryfikujemy, czy to co zamówiliśmy spełnia nasze oczekiwania i jest warte swojej ceny. Odbiór jest niezmiernie ważny i jednocześnie trudny do przeprowadzenia. Trudności są dwojakiego rodzaju. Pierwsza to ograniczony czas jaki zwykle mamy na przeprowadzenie odbioru, identyfikację błędów i niedostatków rozwiązania. Drugim problem jest wiedza i doświadczenie, które są niezbędne, żeby prawidłowo sprawdzić system.

Mamy więc dwa problemy, Kto odbierze system i w jaki sposób to zrobić. Przyglądnijmy się dokładniej tym zagadnieniom i zastanówmy się w jaki sposób sobie z tym poradzić.

Kto odbierze system IT

Najlepiej, gdy za odbiór systemu odpowiada ten kto go zamówił i za niego zapłaci. Nie zawsze jednak dysponuje on odpowiednią ilością czasu, żeby to zrealizować. Jeśli jest z tym problem to z doświadczenia wiemy, że najlepiej, gdy osoby znające się merytorycznie na oczekiwanej funkcjonalności są wsparte przez osoby, które mogą na to poświęcić więcej czasu. Często jest tak, że zamawiający angażuje się w odbiór, ale nawet gdyby poświęcił cały swój czas to nie jest w stanie  sprostać ilości testów, które trzeba przeprowadzić. Tym bardziej, że zwykle są one wielokrotnie powtarzane, a tego rodzaju praca nie wymaga już wiedzy biznesowej, ale jest czasochłonna.

Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy mamy jakieś dodatkowe zasoby ludzkie, które mogą wesprzeć odbiorców systemu. W niektórych organizacjach departamenty IT dysponują testerami lub osobami, które mogą tu pomóc. Czasem angażuje się pracowników z innych departamentów, jednak w większości przypadków mogą oni poświęcić testom tylko niewielką ilość swojego czasu. Często jest to raptem godzina, dwie dziennie.

Stając przed takim problemem możemy wynająć zewnętrznych specjalistów. Ich niewątpliwą zaletą będzie 100% dyspozycyjność. Pracownicy wynajęci do sprawdzenia systemu poświęcą na to cały swój czas i nie będą mieli problemów nawet z wielokrotnym powtarzaniem tych samych testów, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba.

Jak odebrać system IT

Systemy informatyczne są często bardzo złożone zarówno pod względem ilości funkcji jak również skomplikowanych technologii. Dlatego ich sprawdzenie wymaga obszernej wiedzy i doświadczenia. Aplikacja powinna być sprawdzona pod różnymi kątami. Nie wystarczy przetestować system funkcjonalnie. Często bardzo ważna jest jego użyteczność lub sprawdzenie maksymalnej liczby użytkowników jaką system może obsłużyć. Już sama wiedza na temat tego co trzeba sprawdzić jest bardzo istotna. Część testów wymaga wiedzy eksperckiej. Takimi obszarami są na przykład testy wydajności, użyteczności, kompatybilności.

Oprócz wiedzy eksperckiej dotyczącej bardzo specjalistycznych obszarów warto zauważyć, że same testy funkcjonalne wymagają metodologii. Podejście polegające na „przeklikaniu systemu” sprawdzi się wyłącznie przy bardzo małych projektach. Jeśli odbieramy większą aplikację szybko rośnie waga takich kryteriów jak metodologia testów, planowanie i projektowanie testów. Następnym zagadnieniem są odpowiednie narzędzia. Bez dokumentacji i narzędzi będzie bardzo trudno rzetelnie określić jakość odbieranego systemu.

Wiedza biznesowa, a outsourcing

Jeśli chcemy wykorzystać dodatkowych pracowników, to trzeba sobie postawić pytanie, czy będą oni mieli wystarczającą wiedzę, żeby odebrać system. Pamiętajmy, że niezwykle rzadko zespół projektowy dysponuje precyzyjną, kompletną i aktualną dokumentacją. Dostajemy nowych ludzi i skąd będą wiedzieli co mają sprawdzić, jak ma działać aplikacja, co jest błędem, a co jest pożądanym działaniem.

Trzeba sobie uświadomić, że odbiór systemu nie może się odbyć bez udziału zleceniodawcy. Dodatkowe zasoby wykorzystamy do wykonania i powtarzania testów, których nie możemy lub nie musimy wykonywać samodzielnie. Specjaliści profesjonalnie zajmujący się testami pomogą nam zaplanować całe przedsięwzięcie, zwrócą uwagę co warto sprawdzić oraz zaprojektują konkretne testy. Wraz z postępem prac odbiorczych wiele aspektów działania systemu zostanie udokumentowane na wiele różnorakich sposobów. Część dokumentacji projektowej zostanie po prostu zaktualizowana, powstanie też dokumentacja testowa, która opisuje oczekiwane działanie poszczególnych elementów systemu. Dodatkowa, choć mniej użyteczna dokumentacja powstanie w narzędziach do śledzenia błędów. Zgłoszony tam incydent skutkuje często wątkami dyskusji, które wyjaśniają oczekiwane działanie systemu.

Dodatkowym efektem prac zawodowych testerów są zapisane w systemach informacje na temat znalezionych i naprawionych defektów. Otrzymujemy raporty na temat tego co i w jaki sposób zostało sprawdzone, ile błędów było w systemie, w podziale na ich szkodliwość, a także informacje o tym, czy liczba błędów maleje, czy rośnie, co pozwala określić tendencje.

Nie kupujmy kota w worku

Systemy IT nie są tanie, ale są za to wyjątkowo skomplikowane. Często szyte na miarę potrafią być rozbudowane a ich ocena wymaga wiedzy i czasu. Jeśli mamy wątpliwości, czy możemy poświęcić wystarczająco dużo wysiłku i czy mamy wystarczającą wiedzę warto rozważyć skorzystanie z zewnętrznych specjalistów. Na rynku są firmy, które specjalizują się w testowaniu i odbieraniu systemów. Jedną z nich jest TestBenefit.

Pamiętajmy, że odbiór systemu jest tym momentem w projekcie, gdy cele dostawcy i odbiorcy są najmniej zbieżne. Dostawca, chce jak najszybciej otrzymać potwierdzenie, że system jest zgodny z wymaganiami i może naciskać na jak najszybszy odbiór. Odbiorca również, bo chce jak najszybciej zaspokoić potrzeby rynku i dostarczyć nowe rozwiązanie. Wszystko to sprawia, że odbiorca systemu jest pod dużą presją odebrania rozwiązania i pogodzenia się z tym niedoskonałościami, tym łatwiej im ma mniejszą wiedzę na ich temat.

Kupując drogie rozwiązanie nie warto oszczędzać na  jego ocenie. Przecież to czego nie zauważymy podczas odbioru zaskoczy nas niemiło w przyszłości. Niestety poprawa błędów na późniejszych etapach jest bardziej kosztowna. Trudniej poprawia się systemy, które działają już produkcyjnie. Błędy są wykrywane przez klientów, co wpływa negatywnie na naszą reputację.